In meinem Texterei-Blog finden Sie hilfreiches Know-how für bessere Texte und eine erfolgreiche Unternehmenskommunikation. Ich freue mich, wenn Sie von meinen Anregungen profitieren. Ebenso freue ich mich, wenn Sie Texte aus dieser Rubrik veröffentlichen möchten. Aber bitte beachten Sie dabei mein Copyright.

 

Christoph Beck

christoph@texterei-beck.de

 

Texten in digitalen Zeiten: Pflegen Sie eine kundenorientierte Korrespondenz

Im Geschäftsleben korrespondieren wir heute zu einem beträchtlichen Anteil per E-Mail. Das verführt zu einem etwas „lässigeren“ Stil der Korrespondenz. Der hat auch schon auf den klassischen Geschäftsbrief „abgefärbt“. Klingt dann vielleicht hip, ist aber nicht unbedingt kundenorientiert und angemessen. 

 

Schreibkultur stärkt den Firmenerfolg

 

Spitzenqualität und Superservice eines Unternehmens werden abgewertet, wenn die Kommunikation mit Kunden oder Geschäftspartnern nicht ebenfalls erstklassig ist. Dazu gehört die Schreibkultur als ein – häufig unterschätzter – Erfolgsbaustein. Eine gute Korrespondenz kann Ihnen deshalb beim Erreichen Ihrer Firmenziele helfen.

 

Elf Praxistipps für Ihre Korrespondenz

 

  1. Auch wenn Sie per E-Mail korrespondieren: Legen Sie an Ihre Schreiben die gleiche Sorgfalt und die gleichen Maßstäbe an, wie Sie es bei einem Geschäftsbrief gewohnt sind. Also Duden-gemäße Rechtschreibung, korrekte Ansprache, korrekte Form, …
  2. Erleichtern Sie es dem Empfänger durch Sprache und Gestaltung, Ihren Text rasch zu erfassen und beim ersten Durchlesen zu verstehen.
  3. Vermeiden Sie Bürokratendeutsch mit gehäuften Hauptwörtern auf -ung oder -keit: Ersetzen Sie Substantive durch Verben, wo immer das möglich ist.
  4. Bringen Sie durch aktive Aussagen Leben und Anteilnahme in Ihren Text. Passiv- und Konjunktiv-Konstruktionen schaffen Distanz.
  5. Schreiben Sie positiv – das fördert das Verstehen sowie eine positive Aufnahmebereitschaft für Ihre Botschaft.
  6. Formulieren Sie konkret, präzise, knapp und verständlich: Ein Gedanke pro Satz, einfache, kurze Hauptsätze statt gedrechselten Bandwurm-Schachtelsätzen.
  7. Sprechen Sie den Leser direkt an (in Anrede, Text und Grußformel). Gestalten Sie Ihr Schreiben wie ein persönliches Gespräch mit ihm.
  8. Geben Sie dem Brief beziehungsweise Ihrer E-Mail durch übersichtliche Gliederung und kurze Absätze eine klare, ruhige Struktur.
  9. Führen Sie den Leser durch logischen Aufbau und nachvollziehbare Argumentation wie am berühmten "roten Faden" durch Ihren Text.
  10. Markieren Sie besonders wichtige Informationen – wohl dosiert – durch Fettdruck oder Unterstreichungen („Hingucker“).
  11. Vermeiden Sie Text in Versalien (ausschließlich Großbuchstaben) – das erschwert das Lesen und Verstehen.

 

Und noch ein ganz wichtiger Zusatztipp:

 

Versetzen Sie sich beim Schreiben stets in die Lage des Empfängers: Würden Sie diesen Brief, diese E-Mail gerne selber bekommen?

 

© Christoph Beck / Texterei Beck / 30.07.2019

 

Worauf kommt es an? Was macht gute Texte aus?

  • Gute Texte sind schnell erfassbar und leicht verständlich – etwa durch eine einfache, klare und flüssige Sprache, durch logischen Aufbau, eine nachvollziehbare Argumentation, den berühmten roten Faden und eine übersichtliche Gestaltung.

 

  • Gute Texte sind kundenorientiert: Sie sprechen die Sprache des Empfängers. Sie sind so etwas wie ein schriftliches Gespräch zwischen Ihrem Unternehmen und Ihrem Kunden.

 

  • Gute Texte bieten dem Leser, der Leserin relevante Inhalte: eine wichtige Information, einen Vorteil, einen Nutzen, einen Gewinn. Und dadurch wecken sie Interesse. Beispielsweise an Ihren Angeboten.

 

© Christoph Beck / Texterei Beck / 30.07.2019

 

„Schreibe kurz – und sie werden es lesen. Schreibe klar – und sie werden es verstehen. Schreibe bildhaft – und sie werden es im Gedächtnis behalten.“

(Joseph Pulitzer, 1847 - 1911, US-amerikanischer Journalist)

Texten für die Medien: So kommt Ihre Pressemeldung bei Journalisten gut an

Schriftliche Presseinformationen sind das Herzstück der Medienarbeit. Die professionelle Aufbereitung und Verpackung eines Pressetextes vergrößert seine Chance, von den Journalisten veröffentlicht zu werden.

 

Besonders wichtig neben dem Inhalt sind Sprache und Stil. Denken Sie daran: Der Journalist ist der erste Leser Ihrer Botschaft. Ihn müssen Sie durch Überschrift und Einstieg auf Ihre Story neugierig machen. Ihn müssen Sie vom Wert Ihrer Information überzeugen.

 

Beschränken Sie sich auf das wirklich Wichtige

 

Fassen Sie sich kurz! Stehlen Sie dem Redakteur nicht seine wertvolle Zeit, indem Sie ihn mit Nichtigkeiten überfluten, mit Worthülsen zumüllen. Beschränken Sie sich auf Fakten – präzise, knapp, sachlich. Wenn der Journalist Zusatzinformationen oder Hintergrundwissen braucht, wird er sich bei Ihnen melden.

 

Schreiben Sie einfach und zielgruppengerecht

 

Gestalten Sie Ihren Text durch einfache Formulierungen und allgemein verständliche Aussagen schnell erfassbar. Sprechen Sie stets zielgruppengerecht, also so, dass die Menschen, die Sie erreichen wollen, Sie auch verstehen.

 

Vermeiden Sie gestelztes Bürokratendeutsch, künstliche „Hochsprache“, Schachtelsätze und Passivformulierungen. Versuchen Sie nicht, sich mit wissenschaftlichen Erläuterungen und komplizierten Formulierungen zu profilieren. Lösen Sie sich von gewohnten Fachtermini, Expertendeutsch oder Technikerjargon.

 

Vermitteln Sie den Nutzen Ihrer Botschaft

 

Bleiben Sie normal, kommunizieren Sie natürlich. Versuchen Sie, selbst komplexe und komplizierte Sachverhalte locker zu präsentieren, bildhaft und mit Beispielen rüberzubringen. Bemühen Sie sich, den Nutzen emotional zu vermitteln, den Empfänger der Information für Ihre Botschaft zu interessieren, zu begeistern.

 

Verwenden Sie verständliche Alltagssprache

 

Auch wenn Sie sonst sehr viel Wert auf Details legen müssen, auf eine möglichst exakte, fachlich korrekte Bezeichnung von Dingen und komplizierten Vorgängen, sollten Sie dies im Kontakt mit den Medien vergessen. Bringen Sie Ihr Anliegen möglichst knapp und einfach auf den Punkt. Professionelle Pressearbeit zeigt sich darin, vom Fachchinesisch auf verständliche Alltagssprache umschalten zu können.

 

Orientieren Sie sich beispielsweise an Wissenschaftssendungen im deutschen Fernsehen. Harald Lesch & Co. verstehen es meisterhaft, komplexe Vorgänge einfach, spielerisch, anschaulich und bildhaft darzustellen und somit verständlich zu machen.

 

Die Empfänger Ihrer Botschaft, ob Journalisten oder Konsumenten, sind meist keine Experten auf Ihrem speziellen Fachgebiet. Was sie nicht verstehen, nehmen sie nicht an.

 

Martin Luthers Forderung, man müsse dem Volk aufs Maul schauen, passt deshalb ganz hervorragend auch für die Pressearbeit: Informieren Sie so, dass es der versteht, den Sie erreichen wollen!

 

Schreiben Sie journalistisch

 

Die Fachzeitschrift akzeptiert lange, komplizierte Texte mit Fachausdrücken und branchentypischen Fremdwörtern – in der Lokalredaktion landen Sie damit garantiert im Papierkorb.

 

Dort landen übrigens weit mehr als 90 Prozent aller Pressemeldungen, die eine Redaktion erhält. Wenn Sie zu den wenigen „Auserwählten“ gehören wollen, sollten Sie dem Journalisten die Arbeit so einfach wie möglich machen, Ihre Pressetexte also möglichst journalistisch schreiben:

 

  • Text knapp, prägnant, verständlich
  • Inhalt sachlich aktuell, interessant, „nutzwertig“
  • Keine Werbe- und Verkäufersprache
  • Keine Superlative, kein Selbstlob
  • Das Wichtigste an den Anfang (Kernaussage)
  • W-Fragen beantworten: wer, was, wann, wo, wie und warum?
  • Eventuell ergänzende Begründungen und Hintergründe (oder Hinweis, dass über Internet abrufbar)
  • Absender und Ansprechpartner (Telefon...)

 

Bauen Sie Ihren Text nach dem Pyramidenprinzip

 

Grundregel eines Pressetextes: Spannen Sie den Journalisten (und Leser) nicht auf die Folter. Sagen Sie ihm in den ersten Sätzen, um was es geht. Eine professionelle Pressemeldung ist deshalb wie die klassische journalistische Nachricht aufgebaut – nach dem „Prinzip der Pyramide“:

 

  • Das Wichtigste, der Kern der Botschaft, steht konzentriert an der Spitze, also am Anfang des Textes.
  • In den ersten Sätzen erhält der Leser Antworten auf die „W-Fragen“: Wer hat was wann, wo, warum und wie getan?
  • Hintergrund- und Detailinformationen beleuchten anschließend weitere Aspekte des Themas – je unwichtiger und nebensächlicher, desto weiter hinten (oder ganz weglassen!)

 

Dieser Aufbau erleichtert dem Redakteur die Arbeit: Er weiß bereits nach den ersten Zeilen, um was es geht, und kann entscheiden, wie er mit dieser Information weiter umgeht (der Zeitungsleser geht später genauso vor). Und je nach verfügbarem Platz kann er von hinten her streichen und die Meldung auf die passende Länge bringen, ohne die Kernbotschaft zu beeinträchtigen.

 

Was in der Redaktion auch gut ankommt: Hängen Sie Ihrem Pressetext ergänzend ein Foto, eine erläuternde Grafik oder eine andere optische Zusatzinformation an, die das Thema visualisiert.

 

© Christoph Beck / Texterei Beck / 30.07.2019

 

„Beim Text muss sich einer quälen, der Absender oder der Empfänger. Besser ist, der Absender quält sich.“

Wolf Schneider, Journalist, Sachbuchautor, Sprachkritiker

Checkliste: So schreiben Sie einen guten Pressetext

  • Vermitteln Sie Fakten. Ihre Informationen sollten nachprüfbar und belegbar sein.
  • Bleiben Sie sachlich und so objektiv wie möglich.
  • Verzichten Sie auf Meinungen, Wertungen, Kommentierungen, Mutmaßungen sowie auf Übertreibungen, Superlative und Selbstlob.
  • Schreiben Sie medien- und zielgruppengerecht.
  • Formulieren Sie einfach, klar, prägnant und verständlich. Keine unübersichtlichen Schachtelsätze, sondern einfach gebaute, kurze Sätze ohne überflüssigen Ballast (10 bis 15 Wörter sind für die Verständlichkeit optimal).
  • Kurze, geläufige Wörter sind allemal verständlicher als unübersichtlich-kompliziert-gedrechselte Hauptwort-Bandwurm-Ungetüme.
  • Formulieren Sie anschaulich, griffig, interessant und abwechslungsreich. Aber verzichten Sie auf blumige Ausschmückungen und schriftstellerische Höhenflüge.
  • Schreiben Sie aktiv, vermeiden Sie distanzierendes Passiv.
  • Verwenden Sie Verben statt Substantive.
  • Vermeiden Sie Fremdwörter und Fachjargon (wenn unbedingt nötig: erklären), Abkürzungen und nichts sagende Plattitüden.
  • Beginnen Sie mit dem Wichtigsten. Gliedern Sie Ihre Informationsmodule folgerichtig, übersichtlich und mit abnehmender Wichtigkeit und führen Sie den Leser so am roten Faden durch den Text.
  • Machen Sie den Redakteur mit einer guten Überschrift neugierig auf den Inhalt Ihrer Meldung.

 

© Christoph Beck / Texterei Beck / 30.07.2019

 


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